ATENA.ARCHE — platforma Transactional Content Processing (TCP) firmy OpenText

System ATENA.ARCHE to nowoczesne, zintegrowane rozwiązanie informatyczne z zakresu zarządzania dokumentami i wsparcia procesów biznesowych w organizacjach. Rozwiązanie ATENA.ARCHE zapewnia obsługę całego cyklu życia dokumentów przetwarzanych w firmie, umożliwiając ich skanowanie, elektroniczną archiwizację, wyszukiwanie i udostępnianie. Moduł automatycznego obiegu dokumentów pozwala na odwzorowanie procesów biznesowych oraz integrację z istniejącymi systemami informatycznymi firmy. Dzięki temu klienci są obsługiwani szybciej, dokumenty nie giną, łatwo je wyszukiwać i może nad nimi jednocześnie pracować wielu uczestników procesów biznesowych, a menedżerowie mogą łatwo monitorować efektywność procesów i zapobiegać powstawaniu „wąskich gardeł". Przekazywanie dokumentów między oddziałami, centralą i innymi uczestnikami procesów nie jest już drogie ani czasochłonne.

 


NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE SYSTEMU ATENA.ARCHE
SkanowanieDigitalizacja (skanowanie, rejestracja, archiwizacja) dokumentów przychodzących, wychodzących i tworzonych w ramach procesów wewnętrznych.
Zarządzanie dokumentami (DMS, Document Management System)
  • Archiwizowanie zdigitalizowanych wcześniej dokumentów wraz z opisującymi je atrybutami
  • Wyszukiwanie dokumentów
  • Podgląd obrazu elektronicznego
  • Wydruk dokumentu
  • Zapis dokumentu do pliku
  • Rejestrowanie adnotacji do dokumentu
  • Zmiana statusu dokumentu na podstawie wcześniej zdefiniowanego słownika
  • Przekazywanie pocztą elektroniczną odnośnika do dokumentu w Archiwum Dokumentów
  • Podgląd atrybutów dokumentu
  • Operacje na obrazie dokumentu (skalowanie, obracanie, tworzenie adnotacji, notatek itd.)
Wsparcie procesów biznesowych (BPM, Business Process Management)1. Automatyzacja procesów, zarządzanie działaniami i przepływ pracy na podstawie mechanizmów reguł biznesowych
  • Delegowanie zadań
  • Zastępstwa
  • Powiadomienia
  • Mechanizmy eskalacji
2. Monitorowanie statusów zadań oraz jakości realizacji procesów za pomocą mechanizmów analitycznych z możliwością wizualizacji zaimplementowanych procesów w celu ich ciągłego usprawniania
  • Monitorowanie statusu przetwarzanych zadań w podziale na etapy lub użytkowników
  • Modelowanie procesów
3. Prezentowanie informacji analitycznych związanych z realizacją procesów
  • Stan procesu (graficzna prezentacja stanu procesu)
  • Prezentacja raportów dotyczących realizowanych procesów
4. Integracja z systemami Front Office oraz Back Office
  • Wymiana danych
  • Uruchamianie procesów z systemów zewnętrznych

 


KORZYŚCI WYNIKAJĄCE Z WDROŻENIA ROZWIĄZANIA
Zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności
  • Większa efektywność realizowanych procesów biznesowych.
  • Minimalizacja kosztów przechowywania dokumentów papierowych (oryginały dokumentów przechowywane są w archiwum tradycyjnym, pracownicy pracują na elektronicznych obrazach dokumentów).
  • Pełen dostęp do informacji biznesowych - mniejsze koszty dostępu i przesyłania oryginałów dokumentów, szczególnie w organizacjach z wieloma oddziałami.
Zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów papierowych i elektronicznych
  • Kontrola nad dokumentem od przyjęcia w kancelarii do zniszczenia - sprawne zarządzanie korespondencją z uwzględnieniem jej kategorii.
  • Kontrola dostępu do dokumentów pozwalająca na korzystanie z konkretnych informacji wyłącznie upoważnionym pracownikom.
  • Ograniczenie dostępu do oryginałów - zmniejszenie ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentu
  • Rejestr (dziennik) czynności wykonywanych na dokumentach pozwalający szybko weryfikować historię realizowanych działań w razie zaistnienia wątpliwości.
Zwiększenie efektywności i jakości obsługi klientów
  • Zmniejszenie kosztów związanych z obsługą klienta oraz skrócenie czasu obsługi dzięki możliwości szybkiego wyszukiwania, kopiowania i udostępniania potrzebnych danych.
  • Obsługa klienta w dowolnej lokalizacji w przypadku organizacji z wieloma oddziałami.
  • Możliwość monitorowania i analizowania procesów obsługi klienta oraz planowania zasobów
Łatwiejsza praca grupowa nad dokumentami
  • Skrócenie czasu przetwarzania dzięki możliwości równoczesnego uzyskania dostępu do dokumentu przez wielu użytkowników.

 

 

 

Copyright 2016 Atena Usługi Informatyczne i Finansowe S.A.