SAP FS-CD w branży ubezpieczeniowej
Interesującym rozwiązaniem SAP, pełniącym bardzo ważną funkcję w branży ubezpieczeń, jest moduł FS-CD (Collections and Disbursements). Może być on wykorzystywany zarówno w sektorze ubezpieczeń życiowych, jak i majątkowych. Służy do zarządzania procesami związanymi z obsługą wpłat i wypłat, przy czym nie chodzi jedynie o ich pobieranie i realizację.

 

Głównym celem modułu jest obsługa rozrachunków, czyli działań zmierzających do ustalenia stanu należności/zobowiązań poprzez zastosowanie szeroko pojętego rozliczania. Z jednej strony występują pozycje do uregulowania (np. przypis składki), a z drugiej - pozycje będące uregulowaniem (np. wpłaty). W ubezpieczeniach proces ustalania stanu opłacenia składek jest bardzo ważny, ponieważ wiele innych procesów biznesowych jest uzależnionych od tych wyliczeń. To proces złożony, wykorzystujący skomplikowane algorytmy.

 

Dzięki rozbudowanej i elastycznej parametryzacji FS-CD jest potężnym narzędziem do zarządzania płatnościami i rozrachunkami. Ponieważ głównym celem działania modułu jest obsługa rozrachunków ubezpieczeniowych, moduł FS-CD umożliwia prowadzenie rozrachunków z partnerami biznesowymi pełniącymi różnorodne role: ubezpieczających, agentów, beneficjentów, likwidatorów szkód, lekarzy, ekspertów, warsztatów, koasekuratorów.

 

Wykonywane w module FS-CD procesy związane z wpłatami i wypłatami obejmują przyjmowanie wpłat, realizację wypłat, rozliczanie pozycji (kojarzenie), zarządzanie pozycjami nierozliczonymi, korespondencję, windykację, naliczanie odsetek, obsługę agentów, rozliczenia z koasekuratorami. Pod każdym z tych pojęć kryją się rozbudowane funkcjonalności, o których mowa będzie w dalszej części.

 

 

Współpraca z innymi systemami

 

 

Jedną z wielu zalet systemu jest możliwość integracji modułu FS-CD z innymi modułami systemu SAP:
  • zarządzanie polisami (Policy Management),
  • zarządzanie zgłoszeniami szkód (Claims Management),
  • zarządzanie premiami i prowizjami (Incentive and Commission Management),
  • zarządzanie aktywami biznesowymi (Financial Asset Management),
  • zarządzanie reasekuracją (Reinsurance Management).

 

Dodatkowo moduł FS-CD może być zasilany danymi z zewnętrznych systemów technicznych (innych niż systemy SAP) dostarczających dane polisowe czy rozrachunkowo-księgowe. Możliwe jest również wystawienie dla innych systemów danych będących wynikiem przetwarzania wpłat i wypłat. Moduł FS-CD ma przygotowany mechanizm interfejsów i pozwala na przechowywanie informacji o źródle i zidentyfikowaniu pochodzenia dostarczonych danych. Umożliwia także posługiwanie się zewnętrzną numeracją partnerów, danych podstawowych oraz dokumentów.

 

 

Integracja z Księgą Główną


Moduł FS-CD pełni rolę Księgi Pomocniczej wobec do Księgi Głównej obsługiwanej przez moduł SAP FI. Dokumenty, które powstają w procesach w ramach modułu FS-CD są księgowane na podstawie planu kont z modułu FI i na okresy księgowe otwarte w FI. Zapisywane dokumenty są przenoszone do FI na ogół w trybie dziennym. Podczas przenoszenia następuje agregacja pozycji zgodnie ze szczegółowością i wymiarami planu kont. Taka technologia pozwala zredukować ilość danych wprowadzanych do Księgi Głównej FI i podnosi wydajność systemu. W każdej chwili od strony modułu FI można zobaczyć szczegółowe zapisy w FS-CD. Interesujące jest również to, że przez moduł FS-CD - niejako w jego tle - można przekazywać do FI zapisy nie będące rozrachunkami, np. rezerwy.
Jeżeli w firmie funkcjonuje Księga Główna na innym serwerze, zapisy księgowe mogą być przekazywane przy zastosowaniu standardowego narzędzia SAP do transferu dokumentów: ALE.

 

Główne funkcjonalności/możliwości modułu SAP FS-CD

 

Poniżej zostały przedstawione główne funkcjonalności modułu SAP FS-CD.

 

Partnerzy Biznesowi są rejestrowani przy wykorzystaniu neutralnego modułu środowiska SAP (Business Partner BP), co zapewnia bezpośrednią integrację z innymi modułami. Partnerem Biznesowym może być osoba, organizacja (firma) lub grupa. Dane charakterystyczne dla modułu FS-CD są prezentowane na dodatkowej zakładce. Są to Dane Podstawowe oraz relacje między nimi a parterem biznesowym.

Podstawa każdego modułu SAP to Dane Podstawowe, którymi w przypadku FS-CD są ‘Obiekty Ubezpieczeniowe' (Insurance Object - IO), np. polisy, umowy agencyjne, szkody itp., oraz dodatkowy element: ‘Konto Umowy' (Contract Account - CA)', umożliwiający grupowanie tych obiektów w zależności od potrzeb sterowania nimi i dokumentami. Powstaje w ten sposób trójstopniowa struktura: Partner Biznesowy, Konto Umowy, Obiekt Ubezpieczeniowy.
Konto Umowy zawiera wszystkie niezbędne informacje o kontrahentach i obiektach, z którymi jest powiązane, dane sterujące płatnościami, rozliczaniem, księgowaniem i przetwarzaniem dokumentów oraz windykacją w FS-CD.

 

W danych Obiektu Ubezpieczeniowego znajdują się parametry istotne dla zarządzania oraz rozliczania ubezpieczenia, dane agenta oraz szkód, np. warianty windykacji, korespondencji, dane adresowe, dane alternatywnego płatnika, metoda płatności.
Pewne informacje, specyficzne dla danej firmy, można również umieszczać na poziomie Obiektu Ubezpieczeniowego. Są one zapisywane w specjalnej zakładce, przeznaczonej do przechowywania takich informacji.

 

Ciekawą funkcjonalnością jest również Plan Płatności, obszar służący do przechowywania danych zaimportowanych z systemów zewnętrznych lub rejestrowanych w FS-CD. Zawiera informacje o kwotach spodziewanych składek oraz kwotach zobowiązań, które są podstawą do realizacji wypłaty w systemie FS-CD. Umożliwia obsługę księgowań i wypłat jednorazowych oraz cyklicznych, informując ile razy ma wystąpić dana kwota lub suma podzielona według określonej częstotliwości.

 

Transakcje biznesowe, które mają odzwierciedlenie na koncie rozrachunkowym, rejestrowane są za pomocą Dokumentu. Składa się on z trzech części zawierających różne informacje: nagłówek dokumentu z danymi podstawowymi, pozycje rozrachunkowe partnera biznesowego (tzw. pozycje otwarta) oraz księgowania w FI, będące zwykłymi księgowaniami na kontach Księgi Głównej obszaru SAP FS-CD. Dla ułatwienia operator podczas rejestracji pozycji nie podaje kont Księgi Głównej, ale posługuje się logicznie zbudowanymi kodami operacji. Na tej podstawie system od razu ustala i pokazuje konto księgowe, przygotowując w ten sposób dokument dla Księgi Głównej. Dba przy tym o uzupełnienie wszystkich niezbędnych wymiarów konta i ustala otwarty okres księgowy. Interesujące jest to, że szczegółowość danych rozrachunkowych i księgowych jednej pozycji biznesowej może być różna. Ułatwia to analizę rozrachunków, odpowiadając jednocześnie na potrzeby sprawozdawcze i raportowe.

 

W oparciu o dane z Planu płatności system daje możliwość wystawiania faktur.

 

Kolejna istotna funkcjonalność modułu FS-CD to Obsługa Płatności. Podczas przygotowywania płatności wychodzących możliwa jest rozbudowana selekcja danych, blokowanie i grupowanie ich w zależności od reguł ustawionych w parametryzacji systemu. SAP FS-CD obsługuje wiele formatów struktur bankowych w standardzie, jak również umożliwia dostosowanie do innych formatów.
Wynik operacji na koncie bankowym firmy, dostarczony do systemu w postaci Wyciągu Bankowego, może być automatycznie odczytany i zaksięgowany na koncie przeznaczonym do rejestracji operacji bankowych w systemie FS-CD. Jednocześnie jest on kierowany na zestawienia dedykowane do odpowiednio wyspecjalizowanej obsługi zleceń wypłat, zwrotów oraz płatności.
Zlecenia płatności są automatycznie identyfikowane, księgowane i rozliczane na podstawie identyfikatorów wysyłanych do banku wraz z poleceniem wypłaty i tych samych identyfikatorów wracających wraz z informacją o zrealizowaniu płatności. W przypadku otrzymania odrzuconych wypłat, tak zwanych zwrotów, można je zweryfikować, poprawić i ponownie wysłać. Jeśli dane przesłane przez bank zawierają wystarczające informacje, system nie tylko automatycznie księguje zwrot, ale również anuluje uprzednie rozliczenia wypłaty.
Można księgować płatności na kontach Księgi Głównej już w momencie przekazania polecenia wypłaty do banku lub dopiero po przekazaniu przez bank potwierdzenia zrealizowania wypłaty.
Odrębnym elementem procesu płatności są wpłaty. Informacja o wpłatach składek ma kluczowe znaczenie dla firm ubezpieczeniowych, pozwalając określić stan opłacenia polisy pod względem kwoty i terminowości. Wpłaty wprowadzane do systemu mogą pochodzić z wpłat dokonywanych przez klientów lub będących efektem pobrań metodą Direct Debit. Pozycje wpłat importowane do systemu z banku podlegają precyzyjnej weryfikacji i identyfikacji dzięki możliwościom, jakie daje elastyczna parametryzacja. Jeżeli jednak wpłat nie uda się zidentyfikować, są one kierowane na listę pozycji do wyjaśnienia, która umożliwia przeprowadzanie procesu ręcznej identyfikacji w skali masowej.

Standardowa funkcjonalność systemu FS-CD umożliwia również obsługę pobierania inkasa przez agenta. Po zaksięgowaniu raportu agenta bezpośrednio w systemie FS-CD lub na podstawie wykazu zainkasowanych składek przekazanych interfejsem z systemów zewnętrznych moduł FS-CD rozlicza należności na kontach ubezpieczonych. Łączna kwota raportu agenta jest księgowana jako kwota należności od agenta i zostanie rozliczona z pozycją /pozycjami wyciągu bankowego z wpłatami inkasa od agenta. Ewentualne niedobory będą wykazane, jako należności od agenta. System umożliwia również rejestrację składki do polisy, która została pobrana przez agenta innego niż agent, który podpisał umowę z Klientem.

 

W ramach Obsługi Agentów system umożliwia również wystawianie faktur oraz realizację wypłat z tytułu prowizji.

 

Koncepcja Rozliczeń w FS-CD zapewnia kompleksowe i elastyczne rozliczanie danych w ramach poszczególnych Obiektów Ubezpieczeniowych, w ramach grupy Obiektów bądź wszystkich danych partnera, charakterystycznych dla towarzystwa ubezpieczeniowego. Rozbudowana parametryzacja opiera się na budowaniu algorytmów rozliczania złożonych z wielu kolejnych etapów i kroków. Zdefiniowanie zestawu zasad rozliczania zmniejsza ilość ręcznego przetwarzania / rozliczania transakcji. Rozliczenie, będące częścią przetwarzania płatności, definiuje się jako proces, dzięki któremu pozycja otwarta jest przypisywana do tzw. pozycji wyrównującej i w przypadku całkowitego rozliczenia skutkuje bilansem zerowym. Dla przypadków różnicy między inkasem a wymaganą ratą w systemie można zdefiniować limity tolerancji, które podlegają księgowaniu.

 

Bardzo rozbudowanym narzędziem jest Wyświetlanie Salda na koncie umowy kontrahenta. Istnieje możliwość wyświetlania sald jako listy podzielonej na podlisty, które są wyświetlane na osobnych zakładkach (pozycje rozliczone, zaliczki, sumy wg kategorii, listy płatności). Parametryzacja otwiera ogromne możliwości selekcji i prezentacji danych na różnych poziomach agregacji, między innymi w zależności od typu, stanu rozliczenia, terminu wymagalności danej pozycji. Łatwe do interpretacji ikony ułatwiają weryfikację stanu pozycji pokazywanych na liście syntetycznej bądź analitycznej. Możliwość wglądu w obiekty ubezpieczeniowe i dostęp do szczegółów poszczególnych dokumentów istnieją w każdej chwili.

 

Standardowa funkcjonalność umożliwia wysyłanie do partnerów biznesowych Korespondencji na życzenie: indywidualne (np. informacja z konta umowy agenta), masowe (włącznie z drukowaniem listów związanych z procesem windykacji, listów dotyczących zwrotów wypłat z banku). Korespondencja może mieć różny charakter -są to m.in. zawiadomienie o saldzie na koncie umowy czy wyciąg z konta partnera biznesowego. Istnieje możliwość generowania potwierdzenia salda dla każdego z parterów podrzędnych na adres przeznaczony do korespondencji partnera głównego.

 

W systemie FS-CD dostępna jest funkcjonalność Monity, która realizuje proces ponagleń poprzez: selekcję i wykaz danych do list kwalifikacyjnych, realizację ponagleń z wybranej listy kwalifikacyjnej, wydruk pism, zamknięcie windykacji.
Parametryzacja tabel sterujących określa niezbędne parametry windykacji (np. warianty, procedury, typy, stopnie, grupowanie danych do windykacji). Każdemu wariantowi windykacji przypisane zostają procedury windykacji, które mogą składać się z dowolnej liczby etapów windykacji i czynności. Na każdym z etapów można przypisać szablon pisma oraz uwzględnić opłaty i naliczanie odsetek.

 

Do zaksięgowania udziałów koasekuratorów na wyodrębnionych obiektach tych partnerów wykorzystuje się funkcjonalność Koasekuracja. Dla każdego koasekuratora muszą ponadto istnieć: co najmniej jedna umowa koasekuracyjna zwana w FS-CD kluczem koasekuracji, który pozwala na identyfikację konkretnego koasekuratora, numery obiektów ubezpieczeniowych powiązanych z umową oraz metoda księgowania.
Dokumenty księgowe zaksięgowane na koncie ubezpieczającego muszą zawierać osobne pozycje dla każdego koasekuratora. W pozycjach tych albo naniesiony jest klucz koasekuracji, albo istnieje w nich zestaw parametrów umożliwiający identyfikację poprzez porównanie z wzorcem zdefiniowanym w kluczu koasekuracji.

 

Jeżeli z jakiejś przyczyny kontrahent może nie zapłacić należności, w systemie istnieje możliwość ich zaznaczenia jako pozycji wątpliwych oraz dostosowania ich należności do faktycznie oszacowanych wartości. Wyznaczenie pozycji wątpliwych jest podstawą do wykonania na nich korekt wartości. Jednak to użytkownik decyduje, czy odpisy aktualizujące wartość zostaną wykonane czy pozycja zostanie tylko zaznaczona jako wątpliwa. Korekty wartości są wykonywane na należnościach przy zastosowaniu zdefiniowanego przez użytkownika procentowego wskaźnika dla należności wątpliwych.

 

Standardowa funkcjonalność FS-CD w zakresie zarządzania otwartymi pozycjami kontrahenta umożliwia dokonanie odpisów przedawnionych należności/zobowiązań. Można przy tym odpisać wszystkie należności/zobowiązania, tylko wybrane pozycje bądź tylko części kwoty z danej pozycji. System automatycznie wykona przeksięgowania na konta kosztowe bądź przychodowe wg wartości zdefiniowanych podczas parametryzacji systemu.

 

System pozwala ponadto na przeksięgowanie na roszczenia sporne i wyeksportowanie do pliku należności, które są egzekwowane w drodze postępowania sądowego.

 

Podsumowanie

Jak widać, moduł SAP FS-CD jest miejscem centralnej, bieżącej, automatycznej i bezpiecznej obsługi płatności wychodzących (zlecenia płatnicze do systemów bankowych) i przychodzących (wyciągi bankowe). Wszechstronnie wspiera dostęp do bieżących i rzetelnych danych o rozrachunkach z kontrahentami (klientami, pośrednikami, innymi) wymaganych w codziennych kontaktach biznesowych. Z kolei bieżące i prawidłowe dane o rozrachunkach z tytułu składki są źródłem danych dla potrzeb realizacji innych procesów, np. kalkulacji wynagrodzenia pośredników (prowizji), wypłat odszkodowań i świadczeń.

 

Odwiedź nas na Facebooku

 

 

Copyright 2016 Atena Usługi Informatyczne i Finansowe S.A.